中小企業　経費削減・経費節減

消耗品費

①生花や観葉植物は造花に替えてみては。
花や緑は心をなごませるものであります。けれど、レンタル料等がかさみます。
造花であっても、見間違うものもあります。

②常備の消耗品は、適正数量をリストアップして一定時期に購入
常備用品のリストアップをしておき、定期的に一定の日に適正数量を一括して購入をすると、だぶって購入したり、不足したりせず、また、購入の時間も節約できます。

①本当に作成する必要がある書類かどうか再検討する。書類は最小限。できるだけ作る書類は少なくすること。

同じような内容の書類をよく作成している場合があります。
何のために作成するのか、何に使うのかを考えて、その作成時間とそのための人件費と用紙代やコピー代等がかかることを忘れないように。（社内のコミュニケーション醸成：情報の共有化を促進する）
書類はPCで作成する時代ですから、ワンライティング(1回のインプット）の基礎データより、あらゆる書類が作成できます。
一般の書類もワンライティングで作成できるのです。 この帳票のシステムが大事なのです。
また、インターネットを介して書類は社内ネットワークができます。メールで受送信も簡単にできます。
印刷もいらなければ、コピー代もかかりません。紙と書類のムダをなくしましょう。

②整理整頓が大切です。「時は金なり」とは本当のことです。整理に始まり整理に終わる。

ファイリングに始まってファイリングに終わる。
当然ファイルごとダンボールに入れたり、廃棄したりしないで、何年も使うこと。
いざ、ほしい時に書類が見つからない。いつも全部を探してしまうことが多いのは、普段からの整理整頓がキチンとされてないからである。
デスクの上や机の引き出しを見れば、その人の普段の整理の具合がわかります。 その探す時間は仕事効率を下げ、時間の浪費です。
時は金なりといいますが、まさにその通りです。
いっそ机はなくしたほうがいいくらいの気持ちで。
個人の机の中に全ての書類を保管すると、担当者が不在のときどこにあるのか探すのが大変である。
極力、課単位の保管場所やスペース(共有スペース)の活用が時間の短縮となります。
製造業や加工業でも工場をみれば同じことが言えます。第一、整理整頓がされてなくて在庫管理も時間管理も原価管理もできるわけはないからです。

③用紙は規格を統一する。保存期間を書類に応じて決めること。

最近はA4が主体となっています。A3やB4は使わないようにする。保存ファイルの整理が楽である。
見た目も整然とし、タイミング良く書類が取り出せるようにします。
自社内のもはCDR等の保存でよいものは印刷しないで保存する。
外部の書類はスキャナーをかけて保存する。
保管スペースがすくなくてすみます。お金をかけないことと、整理整頓にて必要な時に必要な書類が取り出せることがポイントです。

④PCの中はキチンとフォルダ管理されていること。創意工夫が大切です。

PCの中も同様に整理整頓がされていなければならない。
外からは判断不可能なので、きちんととフォルダ管理がされていないケースが多いのも現実です。
きちんとフォルダごとに名前をつけ分類をして、必要なときに必要なファイルがすぐ取り出せるように整理整頓をする。
メールの受送信も同様です。受信も送信もフォルダ管理ができます。
いろいろな種類のメールが多いので工夫してキチンと整理されたフォルダに収納する。
お客様ごとに送信も受信も整理することもできます。
問い合わせにもすぐ対応ができます。
一定期間で削除も大事です。また年月ごとにメールの保存フォルダの変更することも可能です。
メールで添付された書類もキチンと分類されたPCの中のフォルダに保存をします。

⑤ＯＡソフトは中身をよく検討して同じようにみえても、値段はかなり違います。

個人的ではあるが、私は「簡単・・・」と記載されてあるソフトは避けるようにしている。
簡単であるがゆえに機能が少ないからである。発展性にとぼしく、操作、とくに修正に時間がかかるものが多いように見受けられる。
最近は試用版のデモがあるので、試用してみてから購入をお勧めします。
デモ版がないようなものは買わないほうが無難であると思います。

⑥コピーの管理するノートを作成する。

総務等にコピーの目的・枚数を記載して許可する会社は管理が行き届いている。
それがなければ、簡単なノートを作成して、何を何枚コピーしたかを記載してもらうようにする。
ここでポイントは、失敗した枚数も記載すること。 コピーの失敗はかなりあるものだ。
私用のコピーは有料化すること。（若しくは不可）勿論、これも機械に記載する。

⑦コピーミスをなくすにはどうすればよいか。

極論は、コピーをしないのが一番である。
しなくていいものをコピーしている場合やしなくてもいい枚数をコピーしている場合が実際は多いものである。 コンビニにあるコピー機システムを導入する事である。
10円玉を投入すればよいのである。
出金伝票にて10円×○枚と記載してコピー管理担当者にお金をはらうようにするとミスとムダは減る。

⑧プリントアウトをできるかぎりしないこと。

印刷したものでなければダメな人がいるが、印刷しないで、ディスプレイにて見ることに慣れること。
インプットをしている方は比較的印刷しないでも画面上でデータを活用できるものであるが、インプットに不慣れな人はついアウトプットしてしまうものである。 （誤りや脱字のインプットミスを直すためにアウトプットをしないこと。ディスプレイ上でよく確認して直すこと。）

①新聞、業界の雑誌、書籍は、原則として取らない。

今はインターネット上で情報はいくらでも手に入る時代ですので、現在、定期購入しているもので、必要かどうか見直しをする。
必要であっても、ネット上で手に入る情報なら、購読や購入をやめる。

①電気代の節約は習慣により醸成される。

昼休みは消灯、ＯＡ機器の電源は切る。これは、習慣により決まっていきます。
比較的大きな規模の会社では習慣化が比較的簡単であるが、少人数の会社では、なかなか習慣化されない。
3ケ月は続けないと習慣化されないようである。

②太陽光を利用したソーラーシステムを利用する。

一般家庭でも見られるようになりましたが、工場や社屋の屋根にソーラーを装備するのはどうでしょうか。

①リース物件管理表にてリース物件をキチンと管理する。

リース料ではあるが、金額が似かよっていて、何のリースだかわからないで、通帳から引き落とされている場合が見受けられる。
きちんと管理できていない場合が実は多いのである。
もともと、金利部分が含まれているのだから、現金で購入したほうが支出総額はすくなくてすむ。
資金がないのであれば、借入金にての購入をお勧めしたい。
償却資産税がかかりますが、それでも購入の方が現金支出が少ない。
リース会社の経営が成立つのだから、これは当然なことである。

②リース契約は比較的簡単にできますが、金利は高いので、購入を検討する。

車両をリースにする場合がありますが、金利面及び下取りの時などかなり不利になりますので、低利での購入が得策では。

①社内用連絡はメールを利用する。

共通の連絡・情報を共用するには、ＭＬメーリングリストを利用する。
支店間の連絡事項もメールを活用する。

②電話は用件を記載して、要領よく短時間で終わらすこと。

電話料金は非常に高いものであるという認識をもつこと。実際、電話料金ほど高いものはない。
用件以外の話が実際は多いので、これは、時間と人件費の一番のムダ。
経営者ほど、このムダ話、私用電話が多い。
電話をかける前に話しをする内容を記載してからかける。
メールですむものはできるかぎりメールを使う。

③間違い電話をしないようにする。

短縮登録させておく。ナンバーを打つ場合は、ゆっくり確認して打つこと。

④書き損じたハガキは郵便局で新しいのと交換する。
書き損じたハガキや残った年賀状・暑中見舞いのハガキは郵便局で交換する。

⑤年賀状や暑中見舞いはメールやホームページに変更する。

工夫しだいでＨＴＭＬのカラー年賀状やホームページにお年賀のページを設けて挨拶文と一緒にメールするとユニークで喜ばれる。
定額なら費用はかからない。

①複写機は必要以上の機能がついた機種を購入しない。

複写機はだいたい5～6年が耐用年数です。最近はＡ4の用紙が主流となってきています。
Ａ3・Ｂ4をコピーしないのなら、比較的廉価なものが販売されています。
レーザープリンターで、コピー・ＯＡプリンター・ＦＡＸと兼用できるものがでてきているので、充分足りるのであれば専用機はいらない。

②仕事の足に使うだけなら軽自動車にて充分足りる。

自動車税、車検時の重量税、自賠責保険、修理代、任意保険、燃費と普通車と比べるとかなり費用がかからないので、軽自動車で仕事用は充分足りるものである。 実用を優先する気持ちのあらわれでもある。
年間の維持費は馬鹿にならない。 その分、広告宣伝費にまわしたほうがよい。