オフィス経費
量と価格は経営者が、品質は社員に選らばせる
え？っと思うような見出しかもしれませんが、あえて極端に表現すると、結論はこうなります。
理由は案外簡単なことで、全社で統一して大量購入する方が（腐らないものは）安く済み、実際に”それ”を使うのが社員である為、必要な質の維持や効率の向上には社内の意見を良く聞く方が良いからです。
（自己否定するようですが、私の出番はあまりなさそうです！）
ある程度の規模の事業所になると、「え？本当に？」と思うような、意外なアイディアや知識が、社員の中に眠っています。
例えば、支店間の業務連絡の為の電話代を無料にしたり、パソコンソフトの値段が無料なったりする（もちろん合法的な）知恵や知識が、社員や社員の家族の中に実際に眠っています。
１：事務用品、小物類
ボールペンや消しゴム、ＣＤ－Ｒなどのよく使う小物類は、箱買いしてしまい、倉庫に入れておきます。多品目をまとめ買いし、価格を大きくして、納入業者から定期的に見積を取るのも効果的な方法です。 また、運送業・郵送などの、自由化によって競争が激化した業界では、まとめ発注と見積には非常に敏感に反応してきます。 不況をうまく利用して、価格は常に厳しくチェックをします。 |
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２：通信、その他諸経費
IT網と電話通信網を連携させると、社内通話が無料になることがあります。 例えば、殆ど無料で今すぐ導入できる工夫に、Skypeサービスという物があります。 |
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お客様向けの電話回線には（そのままでは）使えませんが、遠距離間での通話とエクセルなどのファイルの送受信を手持ちのパソコンで、多人数で行える為、東京・大阪・北陸間での定例会議を（集まらずに）開いたり、小規模なチェーン店でも、支店間の営業報告を（行き来せずに）行えます。人によっては既に自宅や社内で使用している場合がありますので、社員に聞いてみても良いでしょう。
また外出等が多い方向けに電話を転送するだけという電話秘書代行などもあります。
また、手持ちの携帯電話の契約内容を社員に聞いてみましょう。苛烈な競争の為に、いろいろな割安サービスが出現しており、社員はいろいろな契約・機種を使っています。頻繁に携帯電話を変えている社員は契約に定期的に目を通しており、良し悪しにも、ある程度慣れています。手持ちの携帯電話を社内の内線にし、外部通話でも社内同士の通話の場合は無料になる契約形態もあります。
社用車を利用する社員には、少なくともＥＴＣカードは持たせましょう。実は本体機器が無くても、カードさえあればＥＴＣレーンから高速に乗り、割引制度の適用を受けることが出来ます。
３：振込み手数料
振込み業務を一括して代行するシステムを運用し、サービスを行っている外部業者（※）があります。
送金業務が多く、振り込み手数料が大きな業種・業態では大きな効果が上がる場合があります。
専門家の診断が必要ですので、削減が可能であるか、一度私達のような専門家に相談してみてください。
振込み操作そのものはインターネット経由で行える為、経理の時間の節約にもなります。
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４：オフィス機器・大型備品
コンピューター本体やソフトウェア、プリンターなどの比較的新しいオフィス機器を購入・リースする場合は、若手社員の意見を積極的に取り入れましょう。 |
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例えば、パソコンといえばWindows、ソフトといえばエクセルとワードだと思い込んでおられる方が大半だろうと思いますが、実はそうではありません。同じことが出来るＯＳ、ソフトが、無償で手に入り、すぐに利用できます。 |
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カラープリンターを購入する場合は、インクカートリッジが分割交換できるもので、白黒専用モードがあるものにしましょう。業務では白黒しか使わないのが普通でしょうし、白黒モードが無い場合、目では白黒に見えていても、実はカラーインクが使われてしまいます。
リサイクルトナーやリサイクルカートリッジは、印刷ヘッド（心臓部）を頻繁に壊します。
両面印刷も、乾ききる前に裏を使うと印刷ヘッドを汚し、場合によっては壊す為、実は少し注意が必要です。
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このように、新しい種目であるだけに、知られていない常識・非常識がほかにもまだまだ沢山あります。 |
人はいろいろなことを趣味にして、余暇の時間を楽しんでいます。この趣味の時間に培った知識を活用しない手は無いのです。
机は安物を、しかし、椅子は良いものにしましょう。疲労が減り、社員のモチベーションと作業効率が上がります。
部数の多い印刷物は、一度印刷会社に見積を取らせましょう。彼らは卓上のプリンターを相手に品質・価格競争を挑んでいます。
ですので、部数が一定以上の場合、社内で時間をかけて印刷させるより、外注するほうが早く、きれいに、安く仕上がります。
５：業務プロセス
「はじめに」で述べたとおり、通常、無駄な出費は時間の浪費とセットになっています。
例えば、飲食店の店舗などでは、使用しているコップのサイズを大きくすると「お冷ください！」といわれる回数が減り、ホールスタッフの平均動線距離が減少 （時間効率が向上）し、結果的にＰＡの数を減らせることがあります。 |
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逆に、構造計算や解析などの高度な専門業務を外注している事業所では、思い切って専門家を雇用したほうが安くなる場合があります。通常、外注先は人件費の３倍は請求してきますので、外注頻度が頻繁である場合は、計算してみる必要があります。
そこまで劇的な効果が無いかもしれませんが、通常、経費削減・経費節減サークルを立ち上げ、それがうまく機能する場合、社員の口から出てくる最初の提案は、「Ａは紙の無駄である。ＡをやめてＢにすれば良い」というような形式をとる事が多く、意味を良く考えると「ＡをやめてＢにする」と、紙の節約よりも時間の節約に繋がっている場合が多く見られます。
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また、お金の節約を前面に出しすぎると、効率を下げる様な提案が頻出します。良し悪しの見極めに気をつけるより、設問を変えましょう。 |
日本式「もったいない」の発想だけでなく、アメリカ式「仕事効率」という視点を、オフィスや事業所の経費削減・経費節減にも、是非持ち込んでください。
少なくとも、お金の節約を直接言うのではなく、仕事効率が良くなる案を募集すると、社員も比較的真剣に考えてくれます。
余分なカロリーを使わなくても済む様になるからですが、これは人間、いえ、生物の本能です。
不要な業務を探してなくしてやると、自動的に出費が下がります。効率を上げてやると、社員の時間に余裕が生まれます。 |
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この性質をうまく使い、次項、人件費の節減に結び付けてください。
